Forma tradicionale e takimeve të stërzgjatura me orë ose deri në 60 minuta ka treguar se praktikisht nuk është e suksesshme. Sa më shumë kohë në takime, aq më pak kohë për të implementuar idetë tuaja.
Rasti konkret është Miliarderi Mark Cuban i cili ishte shprehur në një intervistë se “E vetmja mënyrë për të shkuar në një takim është nëse i jepet një shumë parash”. Kubani nuk është i vetëm në këtë pikëpamje. Themeluesi i Tesla-s, Elon Musk i quan takimet një “dëmtim” dhe një sondazh i Harris vuri në dukje se 17 përqind e punonjësve preferojnë të bëjnë gjëra shumë më të kota sesa të marrin pjesë në një takim.
Sipas një sondazhi të fundit nga Otter.ai:
15 për qind e kohës organizative shpenzohet në takime.
Menaxherët e nivelit të mesëm shpenzojnë 35 për qind të kohës së tyre në takime.
Menaxherët e nivelit të lartë shpenzojnë 50 për qind të kohës së tyre në takime.
Hyni në një trend të ri të korporatës: “Takimi 15-minutësh”.
Takimi 15-minutësh u prezantua për herë të parë nga kompania me bazë në Berlin, Monite, në korrik të vitit 2021, kur kompania vendosi një kufi çerek orësh për menaxherët që drejtojnë takimet e ekipit.
Ekspertët e biznesit thonë se takimi 15-minutësh ndalon rraskapitjen e punonjësve dhe rrit angazhimin, veçanërisht tani që kaq shumë kompani po operojnë në modalitetin hibrid ose plotësisht në distancë.
“Takimet 15 minuta janë burimet kryesore të efikasitetit,” tha Dannie Lynn Fountain, një burim talentesh në Google dhe themelues i Focused on People, një firmë e shërbimeve të burimeve njerëzore në Seattle. “Të dhënat tregojnë se 5 për qind e punonjësve pajtohen që takimet i pengojnë ata të kryejnë punën e tyre, ndërsa 24 miliardë orë humbasin çdo vit si rezultat i takimeve joproduktive”, tha tutje Dannie Lynn Fountain.
Më shumë këshilla për takime të shkurtra
Specialistët e menaxhimit kanë ide shtesë se si të zvogëlohen në 15 minuta kohët e takimeve. Nettie Nitzberg është zyrtari kryesor i mësimit dhe udhëheqjes në Saterman Connect, një firmë konsulence me bazë në Nju Jork, e specializuar në trajnimin e menaxhimit, të mësuarit dhe udhëheqjen. Nitzberg këshillon një qasje me dy hapa.
Së pari, identifikoni gjërat “që duhet të dini” në takimin tuaj:
Hapi 1. Vendosni prioritetet tuaja të takimit.
Merrni parasysh atë që ju, si menaxher, dëshironi të arrini.
Njihni mënyrën më të mirë dhe më efikase për të përmbushur ato qëllime. Përgatituni për takimin që të mund të funksionojë me efikasitet.
Së dyti, vendosni bazat për një takim efektiv.
Hapi 2. Planifikoni siç duhet një takim 15-minutësh.
Krijoni objektiva të përmbushjes SMART (specifike, të matshme, të arritshme, realiste dhe në kohë).Identifikoni se kush duhet të marrë pjesë në takim dhe ftoni vetëm ata. Të tjerët mund t’i marrin shënimet më vonë.
Përgatitni një agjendë specifike dhe ndajeni atë përpara kohe.
Ndani informacionin (shënimet, materialet, linqet për shikim, etj.) përpara kohe, në mënyrë që pjesëmarrësit të përgatiten dhe të mos humbni kohë duke i shqyrtuar këto materiale në detaje gjatë takimit.
Më e shkurtër, por më e dobishmja
Takimi 15-minutësh duhet të prodhojë atë që nënkupton – bashkëpunime më të shkurtra dhe më të dobishme që përcaktojnë qëllimet e projektit dhe u lënë më shumë kohë ekipeve të vendit të punës për të përmbushur ato synime.
“E bërë siç duhet, takimi 15-minutësh është një mënyrë kritike për të siguruar që ne jemi në gjendje të përdorim më së miri ditën tonë të punës për të përfunduar detyrat që në të vërtetë lëvizin gjërat, në vend që të kalojmë gjithë ditën në takime dhe të duhet të punojmë pas orëve për të arritur t’i kryejnë punët”, tha Fountain.
